Schattenbetrieb: einen neuen Ablauf mitlaufen lassen, bevor er zählt

Im Schattenbetrieb läuft ein neuer Ablauf parallel zum alten mit, auf denselben echten Daten, ohne dass sein Ergebnis irgendwohin geht. Gebucht, verschickt und gedruckt wird weiter über den alten Weg. Verglichen werden nur die beiden Ergebnisse, und jede Abweichung wird einzeln erklärt, bevor umgeschaltet wird.

Schattenbetrieb: was parallel läuft und was nicht

Der Begriff beschreibt einen Zustand, keine einmalige Prüfung. Zwei Wege bekommen denselben Eingang: dieselbe Datei, dieselbe Mail, denselben Datensatz. Der alte Weg arbeitet wie bisher und bleibt für das Geschäft verbindlich. Der neue Weg rechnet mit, schreibt sein Ergebnis aber in ein eigenes Protokoll, das niemand weiterverarbeitet. Erst der Vergleich beider Spalten entscheidet, ob er das Geschäft übernehmen darf.

Von einem Test unterscheidet sich das im Maßstab. Ein Test arbeitet mit ausgedachten oder kopierten Fällen in einer eigenen Umgebung und beantwortet die Frage, ob ein Programm das tut, was jemand aufgeschrieben hat. Der Parallellauf arbeitet mit dem, was am Dienstagmorgen tatsächlich hereinkommt, und beantwortet eine andere Frage: ob das neue Ergebnis dem alten entspricht. In einem Unternehmen ohne eigene Entwicklung ist das häufig der einzige verfügbare Maßstab, denn eine Beschreibung des gewachsenen Ablaufs existiert nicht. Das Verhalten der alten Tabelle mit ihren Makros ist das Einzige, woran sich messen lässt.

Was ein Parallellauf braucht, um etwas zu beweisen

Fünf Dinge müssen stehen, sonst erzeugt der Vergleich nur Papier:

• Derselbe Eingang. Beide Wege sehen dieselben Vorgänge aus demselben Zeitraum. Ein Abzug vom Vormonat taugt nicht, weil gerade die seltenen Fälle fehlen, an denen sich der Ablauf entscheidet.
• Ein Ort für den Vergleich. Eine Liste mit einer Zeile je Vorgang: Eingang, altes Ergebnis, neues Ergebnis, Unterschied. Ohne diese Liste bleibt der Vergleich eine Behauptung.
• Eine Regel, was als Abweichung gilt. Rundung, Sortierung, Groß- und Kleinschreibung, leere Felder: Das wird vorher entschieden und nicht mitten im Lauf.
• Ein benannter Leser. Jemand aus dem Fachbereich sieht die Liste regelmäßig durch. Ein Vergleich, den niemand liest, ist eine Datei, die wächst.
• Ein vereinbartes Ende. Eine Menge an Vorgängen oder ein Abschnitt des Geschäftsjahres, nach dem entschieden wird. Sonst läuft der Zustand weiter, bis ihn jemand vergisst.

Bei gewachsenen Automatisierungen fehlt oft der Vergleichspunkt selbst. Wenn das alte Ergebnis nur als gedruckte Liste oder als Mail an die Buchhaltung existiert, muss zuerst festgelegt werden, was überhaupt verglichen wird: die Summe, die einzelne Position, die Reihenfolge. Diese Festlegung ist bereits die halbe Arbeit, weil sie ungeschriebenes Wissen aus den Köpfen holt.

Drei Arten von Abweichungen

Jede Zeile mit einem Unterschied bekommt eine von drei Marken. Solange Zeilen ohne Marke offen sind, wird nicht umgeschaltet.

1. Fehler des Neuen. Der häufigste und harmloseste Fall: Eine Regel wurde falsch übernommen, ein Sonderfall fehlt. Er wird korrigiert, und die betroffenen Vorgänge laufen erneut durch den Vergleich.
2. Ein alter Fehler, der sichtbar wird. Das Makro rundete seit Langem in die falsche Richtung, der Skriptlauf übersprang einen Lieferanten, dessen Name ein Sonderzeichen enthält. Solche Stellen findet der Vergleich zuverlässig, weil zum ersten Mal zwei Ergebnisse nebeneinanderliegen. Ob der neue Weg den alten Fehler beibehält oder korrigiert, entscheidet der Fachbereich und nicht die Umsetzung.
3. Eine gewollte Abweichung. Der neue Weg füllt ein Feld, das der alte leer ließ, oder schreibt eine Referenz mit, die es vorher nicht gab. Solche Unterschiede werden vorher vereinbart und in der Leistungsbeschreibung festgehalten, sonst erscheinen sie in der Liste als Fehler und kosten Erklärungszeit.

Wann umgeschaltet wird und wie der Rückweg aussieht

Das Kriterium steht vor dem Start und nicht am Ende: keine offene Abweichung der ersten Art, alle Fälle der zweiten und dritten Art entschieden und schriftlich festgehalten. Damit liefert der Vergleich zugleich das Material für die Abnahme, denn die Kriterien sind vorher formuliert und die Liste zeigt, ob sie erfüllt sind.

Der Rückweg gehört dazu. Der alte Weg wird am Tag der Umstellung nicht gelöscht, sondern bleibt lauffähig, bis der neue Ablauf einen vollständigen Abschluss hinter sich hat, etwa einen Monatsabschluss mit allen seltenen Vorgängen. Das kostet wenig und erspart die Lage, in der ein Unternehmen ohne eigene Entwicklung an einem Freitagnachmittag weder vorwärts noch zurück kommt. Aus demselben Grund lohnt nach einem Releasewechsel der beteiligten Programme ein zweiter, kurzer Vergleichslauf: Er ist billiger als die spätere Suche nach der Ursache in einem falschen Bericht.

Schattenbetrieb für einen KI-Schritt

Wo sich keine Regel schreiben lässt, etwa beim freien Text einer Bestellmail oder bei einem Stapel unterschiedlich aufgebauter Lieferantenbelege, entscheidet ein Modell. Ein altes Ergebnis, das immer stimmt, gibt es dann nicht; als Maßstab dient die Entscheidung, die bisher ein Mensch getroffen hat. Der Aufbau ändert sich dadurch nur wenig: Aus dem zurückliegenden Bestand entsteht ein Prüfsatz mit abgestimmten Antworten, das Modell läuft zusätzlich auf dem täglichen Eingang, und sein Vorschlag landet in der Vergleichsliste statt im Prozess.

Zwei Festlegungen kommen hinzu, und beide gehören ins Angebot: was als richtige Antwort gilt, und ab welcher Unsicherheit ein Fall nicht automatisch entschieden wird, sondern an einen Menschen geht. Ohne diese zweite Linie wird aus einer KI-Implementierung ein Automat, dessen Irrtümer erst in der Buchhaltung auffallen.

Wie wir den Parallellauf begleiten

Wir übernehmen gewachsene Automatisierungen, also Tabellen mit Makros, Skripte ehemaliger Beschäftigter oder einen Roboter, den niemand mehr betreut, und führen sie auf eine Grundlage zurück, die sich pflegen lässt. Vor dem Umschalten läuft der neue Weg neben dem alten; die Vergleichsliste, die dabei entsteht, ist Teil der Lieferung und zugleich der Anfang der Dokumentation der Automatisierung. Was als Abweichung zählt und wann umgeschaltet wird, steht vor dem Start im Angebot. Die fachliche Entscheidung über strittige Fälle bleibt beim Auftraggeber, die Steuerung der Arbeit liegt bei unserer Projektleitung. Welche Abläufe sich für diesen Weg eignen, zeigt die Seite zur Prozessautomatisierung im Bestand.